Die Gesamteltern­vertretung – was Eltern wissen sollten

Mitglieder sind die gewählten Klassen- oder Jahrgangselternsprecher. Da je Klasse zwei gleichberechtigte Sprecher gewählt werden, sind auch beide stimmberechtigte Mitglieder der GEV – eine Klasse hat also in der Regel zwei Stimmen.

Bei Wahlen und Abstimmungen hat jedes stimmberechtigte Mitglied eine Stimme. Nur wer mehr als eine Klasse vertritt, hat entsprechend mehr: pro vertretener Klasse eine Stimme. Dabei muss ersichtlich sein, welche Stimme für welche Klasse abgegeben wurde.

Nicht zu verwechseln mit der Klassen-Elternversammlung: Dort werden je Kind zwei Stimmen abgegeben, auch wenn nur ein Elternteil anwesend ist, und höchstens vier, wenn jemand für mehrere Kinder derselben Klasse das Erziehungsrecht ausübt.

Hier werden drei Wahlämter oft verwechselt, die auf der Klassen-Elternversammlung getrennt besetzt werden: die zwei Klassenelternsprecher, die die GEV bilden; die zwei Vertretungen für die Klassenkonferenz, ein ganz eigenes Amt ohne Bezug zur GEV; und die Stellvertretungen der Klassenelternsprecher. Nur diese dritte Gruppe springt in der GEV ein.

Eine Stellvertretung kann also nur teilnehmen, wenn die Klassen-Elternversammlung eigens welche gewählt hat – in einem gesonderten Wahlgang, dessen Ergebnis auch die Reihenfolge des Einspringens festlegt. Wurde das versäumt, bleibt der Platz der Klasse in dieser Sitzung leer, selbst wenn Vertretungen für die Klassenkonferenz gewählt wurden.

Praxistipp aus dem Leitfaden: Die GEV kann in ihrer ersten Sitzung beschließen und in der Geschäftsordnung festhalten, die gewählten Stellvertretungen dauerhaft als Gäste einzuladen. Sie können sich dann voll einbringen und sind stimmberechtigt, sobald die Klassenelternsprecherin oder der Klassenelternsprecher der eigenen Klasse fehlt.

Die Amtszeit beginnt mit der Annahme der Wahl und endet mit der Neuwahl des Gremiums. Da diese Neuwahl im nächsten Schuljahr stattfindet, reicht das Amt im Regelfall über das Schuljahresende hinaus: Man bleibt so lange im Amt, bis die Nachfolge gewählt ist. Vorzeitig endet es durch Abwahl, durch Niederlegung oder wenn die Zugehörigkeit zur Schule endet.

Wird ein Kind während der Amtszeit volljährig, endet das Amt der Eltern nicht sofort, sondern erst mit Ablauf des laufenden Schuljahres.

Zur ersten Sitzung eines jeden Schuljahres lädt die Schulleitung ein, und zwar spätestens sechs Wochen nach Unterrichtsbeginn – in der Praxis meist rund zwei Wochen nach der Wahl aller Klassenelternsprecher. Die Einladung muss mindestens sieben Tage vorher heraus sein; diese Frist steht in der Mustergeschäftsordnung, nicht im Schulgesetz.

Zu allen weiteren Sitzungen lädt die Schulelternsprecherin oder der Schulelternsprecher als Vorsitz der GEV ein – mindestens dreimal im Schuljahr. Zusätzlich muss einberufen werden, wenn ein Fünftel der stimmberechtigten Mitglieder oder die Schulleitung es beantragt. Die Tagesordnung vor der Sitzung mit der Schulleitung abzustimmen ist sinnvoll, aber nicht vorgeschrieben.

Ist der Schulelternsprecher verhindert, liegt die Vertretung bei den bis zu drei gewählten Stellvertretungen – für den Vorsitz eines Gremiums muss mindestens eine gewählt werden. Dass sie in diesem Fall auch einlädt, ergibt sich aus dem Sinn der Stellvertretung, steht aber nicht ausdrücklich im Gesetz. Wer es verbindlich haben will, hält es in der Geschäftsordnung fest.

Zusammengerechnet ergibt das vier Sitzungen im Schuljahr: die erste durch die Schulleitung, drei weitere durch den Schulelternsprecher – der zum Zeitpunkt der ersten Sitzung ja noch gar nicht gewählt ist. Diese Rechnung deckt sich mit § 116 Abs. 1 SchulG, der für alle Gremien mindestens vier Einberufungen im Jahr vorsieht. Der Leitfaden fasst es an einer Stelle knapper zusammen („mindestens dreimal"); wer sichergehen will, plant mit vier.

Wenn mindestens ein Drittel der stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist. Maßgeblich ist dabei die Zahl der tatsächlich bestellten Mitglieder – nicht die Zahl der Klassen und nicht die Zahl der Plätze, die es theoretisch gäbe.

Musste ein Punkt wegen Beschlussunfähigkeit zurückgestellt werden, ist die GEV bei erneuter Einladung zum selben Tagesordnungspunkt schon mit drei stimmberechtigten Mitgliedern beschlussfähig. Bedingung: In der Einladung muss ausdrücklich darauf hingewiesen werden. Beratende Mitglieder und Gäste zählen dabei nicht mit.

Die Sitzungen sind nicht öffentlich. Sachverständige und Gäste dürfen teilnehmen, wenn das Gremium mit einer Zweidrittelmehrheit der anwesenden Mitglieder zustimmt; Rederecht kann ihnen zu einzelnen Punkten gewährt werden. Die Schulleitung ist über die Teilnahme von Gästen vorab zu informieren.

Ohne gesonderten Beschluss dabei sind die Schulleitung sowie je zwei beratende Mitglieder der Gesamtkonferenz und der Gesamtschülervertretung – auf Verlangen der GEV sind sie sogar zur Teilnahme verpflichtet. Beratende Mitglieder haben Rede- und Antragsrecht, aber keine Stimme.

Wenig bekannt, aber im Gesetz: Sitzungen, an denen Elternvertretungen teilnehmen, sollen zu einer Tageszeit stattfinden, die auch Berufstätigen die Anwesenheit ermöglicht.

Ja, mit einem Beschluss. Ein Gremium kann mit der Mehrheit seiner stimmberechtigten Mitglieder festlegen, dass künftige Sitzungen als Videokonferenz stattfinden und dass Beschlüsse im elektronischen oder im schriftlichen Verfahren gefasst werden. Für die GEV bestätigt der Leitfaden der Senatsverwaltung das ausdrücklich.

Zwei Grenzen: Der Beschluss muss vorher gefasst sein, und er deckt Beschlüsse ab. Für Wahlen gilt weiter § 117 Abs. 1 – dort ist Briefwahl unzulässig, und wer nicht anwesend ist, kann nicht wählen.

Seit August 2022 gilt die Mustergeschäftsordnung der Senatsverwaltung (SchulG-MGO) für alle Schulgremien. Eigene Geschäftsordnungen, die davor beschlossen wurden, gelten nicht mehr.

Ein Gremium kann davon abweichen oder sich eine eigene geben – dafür braucht es die Mehrheit aller stimmberechtigten Mitglieder, wobei Enthaltungen als Gegenstimmen zählen. Die eigene Fassung gilt dann für die Länge der Wahlperiode.

Für Klassen-Elternversammlungen gilt die Mustergeschäftsordnung nicht, weil sie keine Gremien im Sinne des Schulgesetzes sind.

Ein Antrag ist angenommen, wenn mehr Ja- als Nein-Stimmen abgegeben wurden. Enthaltungen zählen nicht mit, weder dafür noch dagegen – sie senken die Hürde also nicht und erhöhen sie auch nicht. Gerechnet wird gegen die abgegebenen Stimmen, nicht gegen die Zahl der Mitglieder.

Bei Stimmengleichheit gilt ein Antrag als abgelehnt. Nur in der Klassenkonferenz entscheidet dann die Stimme des Vorsitzes.

Eine Ausnahme betrifft die Geschäftsordnung: Wer von der Mustergeschäftsordnung abweichen oder eine eigene beschließen will, braucht die Mehrheit aller stimmberechtigten Mitglieder – und hier zählen Enthaltungen als Gegenstimmen.

Wahlen sind geheim. Offen darf nur gewählt werden, wenn alle anwesenden Wahlberechtigten einverstanden sind – das gehört ins Protokoll. Briefwahl ist unzulässig. Gewählt wird jeweils für ein Schuljahr; die vier Mitglieder der Schulkonferenz werden für zwei Jahre gewählt.

Mitglieder und ihre Stellvertretungen werden in getrennten Wahlgängen gewählt, je Gremienmitglied höchstens zwei Stellvertretungen. Wer abwesend ist, kann nicht wählen, aber gewählt werden: Dafür muss der Wahlleitung eine schriftliche oder elektronisch übermittelte Einwilligung zur Amtsübernahme vorliegen.

Gewählt ist, wer die meisten abgegebenen Stimmen erhält; Enthaltungen bleiben außer Betracht. Steht es gleich, gibt es eine Stichwahl. Bleibt es auch danach gleich, entscheidet das Los, gezogen von der Wahlleitung.

Das ist der Unterschied zur Abstimmung über einen Antrag: Dort führt Stimmengleichheit zur Ablehnung, bei Wahlen dagegen zu Stichwahl und Los.

Für eine Abwahl gilt ein höheres Quorum als sonst: Das Gremium ist dafür nur beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist. Die Abwahl geschieht nicht durch einen Abwahl-Antrag, sondern durch die Wahl einer Nachfolgerin oder eines Nachfolgers. Gewählt ist, wer die Mehrheit der abgegebenen Stimmen erhält.

Jede und jeder Wahlberechtigte kann innerhalb einer Woche nach Bekanntgabe des Ergebnisses schriftlich und mit Begründung Einspruch einlegen, bei der Wahlleitung oder direkt bei der entscheidenden Stelle. Bei schulischen Gremien entscheidet die Schulleitung, ebenfalls innerhalb einer Woche.

Wurde gegen Rechtsvorschriften verstoßen und kann das Ergebnis dadurch beeinflusst worden sein, muss die Wahl für ungültig erklärt und wiederholt werden.

Fünf Pflichtangaben: Ort und Tag der Sitzung · Namen der anwesenden Mitglieder · behandelter Gegenstand und gestellte Anträge · gefasste Beschlüsse · Ergebnis von Wahlen.

Vertrauliches gehört in eine Anlage zum Protokoll, die nur Mitglieder des Gremiums einsehen dürfen – nicht als geschwärzte Stelle ins Hauptprotokoll. Ins reguläre Protokoll müssen Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler sowie Erziehungsberechtigte Einsicht nehmen können.

Wer schreibt: Die GEV wählt eine ständige schriftführende Person oder macht es reihum. Findet sich niemand, kann der Vorsitz nach der Mustergeschäftsordnung ein stimmberechtigtes Mitglied bestimmen.

Über alle Personalangelegenheiten und über alles, wofür das Gremium ausdrücklich Vertraulichkeit beschlossen hat. Alles andere darf besprochen werden.

Die Verschwiegenheit ist keine Formsache: Mitglieder werden vor Aufnahme ihrer Tätigkeit von der Schulleitung oder der Schulaufsicht förmlich verpflichtet, und das wird aktenkundig gemacht. Wer die Pflicht verletzt, kann mit einer Zweidrittelmehrheit der übrigen anwesenden Mitglieder aus dem Gremium ausgeschlossen werden.

Zwei verwandte Regeln: Gewählte Mitglieder sind an Aufträge und Weisungen nicht gebunden – auch nicht an die der eigenen Klasse. Und wer persönlich oder über Angehörige betroffen ist, darf in der Sitzung bleiben, sich aber nicht an der Beschlussfassung beteiligen.

Die Schule darf vorhandene Adressen aus Datenschutzgründen nicht herausgeben. Der Verteiler muss also selbst aufgebaut werden. Der Leitfaden nennt zwei Wege: Die Elternvertretung gibt ihre eigene Adresse an alle Eltern weiter, die sich daraufhin melden – dann besteht der Verteiler von vornherein nur aus Einverstandenen. Oder die Kontaktdaten werden per Liste oder Einzelzettel abgefragt. Auf Freiwilligkeit und Vertraulichkeit ist dabei ausdrücklich hinzuweisen, und Klassen- wie Schulleitung sollen beim Sammeln unterstützen.

Für den Versand gilt: geschlossener Verteiler oder Blindkopie. Bevor Protokolle per E-Mail herausgehen, müssen die Gremienmitglieder der Aufnahme in den Verteiler zustimmen; dabei wird auch geklärt, ob offen oder verdeckt versendet wird.

Zu Messenger-Gruppen ist der Leitfaden deutlich: Die Einrichtung von Gruppen bei WhatsApp, Signal, Telegram oder ähnlichen Diensten habe sich „als nicht empfehlenswert erwiesen". Das ist eine Empfehlung der Senatsverwaltung, kein Verbot – die Entscheidung liegt beim Gremium.

Über Erziehungsberechtigte werden Name, Kontaktdaten und die Mitgliedschaft in Gremien verarbeitet. Schulen und Schulbehörden dürfen personenbezogene Daten verarbeiten, soweit das zur Erfüllung schulbezogener Aufgaben erforderlich ist; für die Betroffenen besteht Auskunftspflicht.

Was über Sie gespeichert ist, können Sie erfragen – der Anspruch folgt aus Art. 15 DSGVO. Für die Einsicht in eine Unterlage genügt ein formloser Antrag bei der Stelle, die die Akte führt, und wer einsieht, darf sich Notizen machen.

Die Schule muss für Sitzungen die notwendigen Räume und sächlichen Mittel entgeltfrei zur Verfügung stellen. Die Geschäftskosten der Elternvertretung – in der Praxis Kopien, Postversand und nötige Telefonate – trägt das Land Berlin im Rahmen der dafür bereitgestellten Haushaltsmittel. Die Verwendung ist mit der Schulleitung abzustimmen.

Die Tätigkeit selbst ist ein Ehrenamt. Dafür besteht gesetzlicher Unfallversicherungsschutz gegen Körperschäden. Weitergehende Ansprüche gibt es nicht, insbesondere kein Sitzungsgeld.

Über die Schulkonferenz laufen mehrere Ausschüsse, in denen Eltern mitarbeiten können. An jeder Schule mit Mittagessen muss ein Mittagessensausschuss gebildet werden – er wirkt bei der Auswahl des Anbieters mit, kontrolliert die Qualität und hält Kontakt zur zuständigen Stelle im Bezirk. Bei Bauvorhaben soll ein Bauausschuss eingerichtet werden, und ein Finanzausschuss kann sich mit der Verwendung der Schulmittel befassen. Dazu kommen Arbeitsgruppen zu einzelnen Themen.

Der praktisch wichtigste Punkt dabei: In all diesen Ausschüssen dürfen auch Personen mitarbeiten, die nicht Mitglied der Schulkonferenz sind. Engagierte Eltern müssen also kein Amt gewonnen haben, um mitzuwirken.

Beim Förderverein rät der Leitfaden zu klarer Aufgabentrennung, weil viele Eltern gleichzeitig Elternvertretung und Vorstandsmitglied sind.

Jede Schule entsendet zwei Vertretungen in den Bezirkselternausschuss (BEA). Die GEV wählt sie samt bis zu vier Stellvertretungen innerhalb der ersten sechs Wochen des Schuljahres. Die Reihenfolge, in der Stellvertretungen einspringen, ergibt sich aus der Stimmenzahl und wird im Protokoll festgehalten; bei Gleichstand entscheidet das Los.

Im BEA geht es um alles, was über die einzelne Schule hinausreicht – bauliche Fragen im Bezirk, Änderungen an Verordnungen – und um die Vorbereitung des Bezirksschulbeirats. Die erste Sitzung findet frühestens acht Wochen nach Schuljahresbeginn statt und wird vom zuständigen Mitglied des Bezirksamts einberufen.

In geraden Jahren wählt der BEA weiter: zwölf Vertretungen für den Bezirksschulbeirat, zwei für den Landeselternausschuss und eine für den Landesschulbeirat. Der Weg von der Klasse bis zur Landesebene führt also über diese eine Wahl in der GEV.